Ihre Systeme sprechen nicht miteinander. Wir bauen die Brücke.
ERP, CAFM, Verwaltungssoftware, Auftragsmanagement, Mieterportal, mobile Apps, IoT – jedes System für sich funktioniert. Aber der Prozess bricht zwischen den Schnittstellen. Wir integrieren, bis der ganze Workflow nahtlos läuft. Sonst zählt es nicht.
- 20
- Jahre Immobilien und Facility Management
- 30+
- Projekte
- 100%
- herstelleroffen
[ unsere grundsätze / 01 ]
Fünf Dinge, die wir nicht mehr mitmachen.
Wir arbeiten seit Jahren in dieser Branche – auf Eigentümer-, Verwalter- und Dienstleister-Seite. Hier ist unsere kurze Liste, woran Digitalisierungsprojekte wirklich scheitern.
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nº 01 / 05
Foliengräber.
Wir beraten und managen die Umsetzung – bis im Betrieb eine Funktion läuft. Statt 200 Seiten Soll-Konzept, das im Schrank stirbt.
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nº 02 / 05
Hersteller-Provisionen.
Wir verkaufen keinerlei Software. Wir helfen Ihnen, am Markt das System zu finden, das wirklich zu Ihnen passt – herstelleroffen.
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nº 03 / 05
Fachbereich denkt Excel, IT denkt Systemarchitektur.
Wir übersetzen zwischen operativem Alltag und technischer Umsetzung. Damit Anforderungen nicht im Fachjargon oder IT-Chinesisch versickern, sondern in eine Lösung münden, die beide Seiten verstehen.
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nº 04 / 05
„Change Management" als Ausrede.
Wenn niemand das Tool nutzt, wurde das falsche System gewählt oder die Einführung falsch gemacht. Wir begleiten die Veränderung dort, wo sie wirklich stattfindet: im Arbeitsalltag der Menschen.
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nº 05 / 05
Fehlende Führung.
Wenn das Management das Projekt nicht wirklich trägt, scheitert es. Wir arbeiten mit Führungskräften, damit sie das Warum verstehen, Ressourcen freigeben und den Wandel im Alltag sichtbar machen.
[ zielgruppen / 02 ]
Zwei Welten. Dieselben Schnittstellen.
Eigentümer und Verwaltungen denken vom Objekt aus. Dienstleister denken vom Auftrag aus. Beide hängen an denselben Brüchen – nur an unterschiedlichen Enden.
01 / 02
Eigentümer & Verwaltungen
Wohnungswirtschaft · Hausverwaltung · WEG · Corporate Real Estate · öffentliche Verwaltung
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01
ERP und Verwalter-Software leben in getrennten Welten.
SAP / Aareon / Wodis / iX-Haus / Domus auf der einen Seite, CAFM und DMS auf der anderen. Stammdaten doppelt gepflegt, Verträge auf Laufwerken, Excel als Kitt. Wir bauen den durchgängigen Datenfluss.
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02
Mieter melden, niemand sieht den Status.
Tickets kommen per Telefon, Mail, Portal, Hausmeister-Zettel. Wir bringen Mieterkommunikation, Auftrag und Rückmeldung in einen Prozess – inkl. Eskalation und Antwort an den Mieter.
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03
Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten ohne Audit-Sicherheit.
Prüfpflichten in Excel, Wartungsnachweise auf Papier, GEFMA 190 nur auf dem Deckblatt. Wir bauen die Pflichtenmatrix, die im CAFM lebt und auf Knopfdruck prüfungsfähig ist.
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04
WEG-Beschlüsse, Hausgeld, Nebenkosten – jede Schnittstelle ein Bruch.
Beschlussumsetzung dauert Monate, weil Beirat, Verwalter, Buchhaltung und Technik unterschiedliche Tools nutzen. Wir entwerfen den gemeinsamen Prozess – inklusive Rollen und Verantwortung.
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05
Dienstleister steuern, nicht nur koordinieren.
Wach-, Reinigungs- und Technikdienstleister arbeiten mit eigenen Tools und Listen. Aufträge, Nachweise und Mängel verlieren sich im Postfach. Wir verbinden Gewerke und Auftraggeber auf einer Datenbasis – mit klaren Aufträgen, messbaren Qualitätsnachweisen und automatischem Reporting.
02 / 02
FM-Dienstleister
Technisches & infrastrukturelles FM · Reinigung · Security · Multi-Service
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01
Aufträge aus drei Kunden-CAFMs – Sie übersetzen alles per Hand.
Jeder Auftraggeber hat ein anderes System (Planon, Waveware, Pit-FM, SAP PM). Ihr Disponent kopiert. Wir integrieren eingehende Aufträge in einen Workflow – mit automatischer Rückmeldung in das System des Kunden.
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02
Mobile App, die Techniker, Reinigungs- und Security-Teams ausbremst.
Web-Frontend auf dem Handy, kein Offline, kein Foto-Upload, keine Materialbuchung, kein NFC-Scan für Reviergänge. Wir bauen mit dem Service-Team eine App, die drei Klicks pro Auftrag braucht – für Technik, Reinigung, Sicherheitsdienst und Subunternehmer gleichermaßen.
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03
Leistungsnachweis & Abrechnung fressen den Marge-Vorteil.
Stundenzettel, Aufmaß, Regieleistungen, Werkvertrag, Reinigungsprotokoll, Wachbuch – alles manuell zusammengeklebt. Wir verbinden Auftrag, Zeiterfassung und Faktura, sodass der Nachweis automatisch entsteht.
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04
SLA- und KPI-Reporting an den Kunden ist Excel-Akrobatik.
Jeden Monat dasselbe Drama – für Technik, Reinigungsqualität und Security-Streifen. Wir bauen Reporting, das aus dem operativen System fällt – inkl. Sensorik, Reaktionszeiten, Qualitätschecks und Erfüllungsquoten pro Vertrag.
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05
Reinigung und Security laufen in eigenen Inselsystemen.
Revierdienst per Papier, Reinigungsqualität in einer Extra-App, technisches FM im CAFM – der Kunde sieht drei Reports. Wir bringen Gewerkeübergreifend Aufträge, Nachweise und Qualität in ein Bild – mit den Fachtools, die Sie schon einsetzen.
[ leistungen / 04 ]
Vier Leistungen. einzeln buchbar. Sinn ergeben sie zusammen.
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01
Digitalberatung & Prozessanalyse
Zwei Tage vor Ort: Wir verfolgen einen realen Vorgang durch alle Systeme – ERP, CAFM, Verwalter-Software, App, Excel, E-Mail. Sie bekommen eine ehrliche Standortbestimmung mit konkreten nächsten Schritten. Ohne Lizenzinteresse, ohne Tool-Vorliebe.
AuditRoadmapUse Cases -
02
Systemintegration & Datenfluss
Schnittstellen zwischen ERP, CAFM, Verwalter-Software, DMS, Mieterportal, IoT und mobiler App. Wir bauen den durchgängigen Datenfluss – nicht nur den Export. Wo sinnvoll, ergänzen wir Automatisierung, um Standardvorgänge zu beschleunigen.
APIETLiPaaS -
03
Technologieauswahl & CAFM-/ERP-Einführung
Von der Ausschreibung über die Auswahl bis zur Implementierung. Wir führen ein, was zu Ihrem Bestand passt – CAFM/ERP wie Planon, Waveware, Pit-FM, SAP PM, Aareon ebenso wie Fachtools für Reinigung (Qualitätskontrolle, Revierplanung) und Security (Wachbuch, NFC-Rundgänge). Nahe am Standard, wo möglich. Individuell, wo nötig.
RfPRolloutStandard -
04
Transformations- & Projektmanagement
Wir übernehmen die Verantwortung im Projekt: Steuerung, Risiken, Stakeholder, Change-Management. Hybride Methodik – agile Elemente für Flexibilität, klassische Praktiken für Struktur. Auch interim, wenn intern niemand frei ist.
LeadChangeInterim
[ arbeit ]
Projekte, in denen Systeme und Prozesse zusammenfanden.
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C-01 öffentliche Verwaltung · SAP RE-FX · 2018
Vom ERP-Modul zum vollwertigen CAFM-System.
SAP RE-FX um FM-Funktionen erweitert – statt ein externes CAFM parallel zu betreiben. Reporting angebunden, Vertrags- und Dokumentenmanagement optimiert, 40-köpfiges Team crossfunktional gesteuert.
40Team geleitet -
C-02 Dienstleister · IWMS · 2021
80 % Standard, 100 % Wettbewerbsfähigkeit.
Neues IWMS nahe am Standard eingeführt, mit integrierten Prozessen und vorkonfigurierten Workflows. Remote, crossfunktional, gezieltes Change-Management. Release-fähig und skalierbar.
80 %Auf Branchenstandard -
C-03 Verwalter · CAFM · 2024
Von keinem CAFM zu CAFM mit integriertem ERP und neuen Standardprozessen.
Ausgangslage: kein CAFM, keine definierten Prozesse – alles in Excel, E-Mail und Köpfen. Wir haben das passende CAFM-System ausgewählt, an das bestehende ERP angebunden und parallel die Kernprozesse (Instandhaltung, Beauftragung, Rechnungsfluss, Reporting) erstmals als Standard etabliert. Heute läuft der Betrieb über ein durchgängig integriertes Toolset.
0 → 1CAFM & Standardprozesse
[ vorgehen / 04 phasen ]
Erst verstehen, dann gezielt umsetzen.
Digitale Transformation ist kein 4-Wochen-Sprint. Unser Vorgehen folgt deshalb vier klaren Phasen – mit einem strukturierten Blick auf die Handlungsfelder Ihres Unternehmens.
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01 Kennenlernen
Gespräch über aktuelle Herausforderungen
Bevor irgendetwas analysiert wird, sprechen wir – offen, ohne Tool-Agenda. Wo drückt es heute, was hat schon mal nicht funktioniert, was darf bleiben? Auf dieser Basis entscheiden beide Seiten, ob eine Zusammenarbeit Sinn ergibt.
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02 Analyse
6 Handlungsfelder mit unserem Scoring-Modell
Wir nehmen Ihr Unternehmen entlang von sechs Dimensionen unter die Lupe – mit einem praxiserprobten Scoring-Modell. Ergebnis: ein klares Bild, wo Sie heute stehen und wo die Hebel mit dem größten Wirkungsgrad liegen.
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03 Maßnahmen
Konkrete Maßnahmen ableiten
Auf Basis der Scoring-Ergebnisse entwickeln wir konkrete Maßnahmen – mit Priorisierung, Verantwortlichkeiten und Zielbild. Sie wissen am Ende, wo Sie stehen und wo Sie hinmüssen.
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04 Umsetzung
Planen & erfolgreich umsetzen
Die Maßnahmen werden in einen belastbaren Fahrplan überführt und Schritt für Schritt umgesetzt – mit Steuerung, Change-Management und klarer Übergabe in den Betrieb.
[ warum es uns gibt ]
Wir sind nicht Team IT. Wir sind nicht Team Operative. Wir sind Team CAFM.
Wir kennen beide Seiten: die, die sagt „geht nicht im System", und die, die sagt „muss aber im Alltag funktionieren". CAFM- und ERP-Einführungen scheitern nicht an der Software, sondern daran, dass sie als IT-Projekte geplant werden, obwohl sie Organisation umkrempeln. excellence4.digital vereint diese Sichtweisen. Wir übersetzen, vermitteln und bauen die Brücke – damit das System am Ende nicht nur technisch läuft, sondern im Betrieb akzeptiert wird.
Wir nehmen nicht jedes Projekt an. Aber das, was wir machen, machen wir bis es läuft.
- 20 Jahre in Immobilien, FM & Verwaltung
- Eingeführt: 12+ CAFM-/IWMS-/ERP-Systeme
- Unabhängig, inhabergeführt
- Sitz in Berlin · DACH-weit tätig
[ Kundenstimmen ]
Was Kund:innen über die Zusammenarbeit sagen.
„Die Zusammenarbeit mit Frau Treptow ist höchst professionell und vor allem sehr angenehm. Aus wenigen Eckpunkten schafft sie es, qualitativ hochwertige Lösungen zu erzeugen."
Gunther Vollbracht
IT-Führungskraft
„Nicht nur sachlich und fokussiert, sondern auch mit prompten Ergebnissen. Erkannte Probleme wurden rasch in Lösungen überführt. Absolut empfehlenswert und effizient."
Thomas Stonjeck
Consultant Retail Real Estate
„Frau Treptow liefert wirklich Aha-Momente. Ihre Ideen sind super und direkt umsetzbar. Wer neue Impulse und greifbare Ergebnisse möchte, sollte unbedingt mit ihr zusammenarbeiten."
Kathleen Melchior
Projektmanagerin
[ kostenfreie digitalsprechstunde · 45 min · ohne folien ]
Erzählen Sie uns, an welcher Stelle es hakt.
Am Ende des Gesprächs sagen wir Ihnen eines von drei Dingen: Wir können helfen. Wir kennen jemanden, der besser passt. Oder: Lassen Sie das Projekt vorerst – hier ist warum.
- info@excellence4.digital
- Online Meeting · digital aus Berlin
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